Asiantuntevalla avainhallinnalla varmistetaan lukitusjärjestelmäinvestoinnin pitkäkestoisuus. Jos tämä unohtuu, menee kalliskin investointi hukkaan.
Kun avainhallinta hoidetaan oikein, eivät kiinteistön ylläpidossa tapahtuvat muutokset, kuten siivousfirman ja huoltoyhtiön tai näiden henkilökunnan vaihtuminen, horjuta saavutettua turvallisuustasoa.
Avainhallintaan – tai pikemminkin sen puutteellisuuteen – havahdutaan usein, kun isännöintiliikkeelle tulee nippu uusia kohteita. Vanhoilta ylläpitäjiltä saadun materiaalin inventointi paljastaa, että luovutetut avaimet on kirjattu hätäisesti vihkokirjanpitoon. Kysymys kuuluu pian, että missä ja kenellä nämä avaimet oikeasti ovat? Teillä tietymättömillä on usein vahvoja avaimia, kuten yleis- ja huoltoavaimia.
Toisessa tilanteessa yksittäinen asukas tuskastuu huoltofirman huolimattomaan toimintaan ja ajattelee, että tuolla kaverilla on avain minunkin asuntooni. Asukkaan ratkaisu on usein lisälukituksen hankkiminen.
– Ei siksi, että joku murtautuisi varsinaisestakaan lukosta läpi, vaan koska ei tiedetä ketkä kaikki pääsevät yleisavaimella kulkemaan, toteaa KeyConin Mirva Viljakainen.
– Törmään usein myös siihen harhaan, että kun meillä on näin nykyaikainen, uusi lukitus niin silloinhan kaikki on kunnossa. Elektromekaaninen lukitus ja kulunvalvontakin tarvitsevat yhtä huolellista kirjanpitoa ja hallinnointia kuin perinteinen mekaaninen avain.
Avainhallinnan hyödyt konkreettisia
Viljakainen on tehnyt pitkän uran avainhallinnan parissa ja pyörittää nyt omaa avainturvallisuuden konsultointiyritystä. Hän havahtui avainturvallisuuden puutteisiin ollessaan töissä turvallisuusalan yrityksessä ja muistelee erästäkin tapausta.
– Taloyhtiö oli tehnyt kalliin investoinnin lukitusjärjestelmään, kilpailuttanut lukkoliikkeitä ja punninnut tarkoin, mihin vaihtoehtoon päädytään. Sitten aloitettiin järjestelmän asennus ja vietiin kirjaimellisesti pahvilaatikollinen avaimia isännöitsijälle. Siinä kyllä kylmäsi, kun näki, miten avaimia jaettiin: vihkokirjanpidolla, avaimissa ei välttämättä ollut mitään yksilöiviä leimoja tai jos oli, niitä ei kirjattu sen tarkemmin ylös.
– Käytännössä siis iso ja kallis investointi laitettiin ylläpitoon kohtalaisen vaatimattomin välinein. Samaan aikaan kuitenkin muut työvälineet ja toimintatavat kiinteistön ylläpidossa kehittyivät rinnalla. Taloyhtiöissä alettiin pitää huoltokirjaa. Toimet kirjattiin järjestelmiin, joista nähtiin, kuka oli tehnyt mitäkin ja milloin, Viljakainen hämmästelee.
Viljakainen on edelleen sitä mieltä, että asianmukaiseen avainhallintaan suhtaudutaan aika leväperäisesti. Teoriassa sitä edellytetään, mutta ei todella seurata, mitä avainhallinta käytännön tasolla on. Lukitusinvestoinnin elinkaari on kuitenkin palvelun ostajalle tärkeä.
– Voin vilpittömästi sanoa, että minulle on useampi isännöitsijä todennut avainhallinnan olevan huonosti hoidettu, mutta sitä muurahaispesää ei uskalleta sohaista sen enempää.
Avainhallinta sopimuksissa
Kun taloyhtiö tekee sopimuksen isännöitsijän kanssa, paperilla lukee usein yhdellä lauseella: ”sopimus pitää sisällään avainhallinnan”. Tämän jälkeen isännöitsijä usein siirtää vastuun edelleen huoltoyhtiölle jälleen tällä yhdellä lauseella: ”sopimus pitää sisällään avainhallinnan”.
– Avainhallinta pitäisi aina purkaa auki sopimusteksteissä. Sopimuksissa tulisi määritellä, mitä avainhallinta tarkoittaa tässä yhtiössä, että kaikki osapuolet ymmärtävät, miten avainhallintaprosessit toimivat. Tiedetään, minne ilmoitetaan ja mitä tapahtuu, jos jotain katoaa, ohjeistaa Viljakainen.
Lisäksi palveluntuottajalle määritellään selkeästi mitä avainhallinnan tehtäviin kuuluu. Näin ei jää epäselvyyksiä vastuista eikä tarvitse kiistellä esimerkiksi korvausvelvollisuudesta. Palvelu voidaan myös auditoida laadun varmistamiseksi. Hyvä avainhallinta tarkoittaa yksiselitteisesti sitä, että tiedetään missä avaimet ovat ja kuka niillä kulkee.
Tutustu Avainturvallisuus-verkkokurssiin (Kiinteistöalan Kustannus Oy)
Artikkeli Taloyhtiön kannattaa panostaa laadukkaaseen avainhallintaan julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.