Rakentamisvaiheessa rakennuttaja omistaa uuden taloyhtiön osakkeet. Rakentamisvaihe päättyy, kun rakennusvalvonta on hyväksynyt rakennukset käyttöön otettaviksi ja yhtiölle on valittu uusi hallitus.
Rakennuttajan on laadittava taloyhtiölle taloussuunnitelma. Mikäli luovutuksen jälkeen syntyy uusia kuluja esimerkiksi kunnallistekniikasta, rakennuttaja vastaa niistä. Osakkeita ostavien kannattaa ennen kauppaa tarkastaa erityisesti taloussuunnitelma ja rakennustapaselostus. Taloussuunnitelmasta näkyvät asunto-osakeyhtiön velat, joita rakennuttaja ei saa rakentamisvaiheessa lisätä ilman kaikkien osakkeita ostaneiden kirjallista suostumusta.
Osakkaiden ensimmäinen kokous
Rakennuttajan asettaman hallituksen on viivytyksettä kutsuttava koolle osakkeita ostaneiden kokous, kun neljäsosa yhtiön asuinhuoneistoista on myyty. Jokaisella osakehuoneistolla on yksi ääni. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat, myös ostajien oikeus valita rakennustyön tarkkailija ja tilintarkastaja. Osakkailla, jotka tätä haluavat, on hyvä olla henkilöt esitettäväksi kokoukselle.
Valitut rakennustyön tarkkailija ja tilintarkastaja seuraavat hankkeen edistymistä. Tarkkailija seuraa muun muassa, että rakennus rakennetaan sopimuksen ja suunnitelmien mukaisesti. Hänellä on oltava tehtävän edellyttämä ammattipätevyys eikä hän saa olla riippuvuussuhteessa rakennuttajaan tai urakoitsijoihin.
Tilintarkastaja tarkastaa yhtiön rakennusaikaisen kirjanpidon ja valvoo rakennusaikaista rahaliikennettä. Ostajien valitsemalla tilintarkastajalla on vastaavat oikeudet kuin muilla tilintarkastajilla.
Osakkeiden siirto
Osakkeiden siirto tehdään yhteistoiminnassa osakekirjoja säilyttävän ns. RS-pankin kanssa kohteen valmistuessa.
– YIT tarkastaa, että kauppakirjan mukainen kauppahinta on maksettu ja antaa osakkeiden luovutusluvan pankille, joka on yhteydessä asiakkaaseen. Mikäli osakkeet ovat vapaana velasta RS-pankki luovuttaa osakekirjat asiakkaalle. Jos ne ovat panttina, ne luovutetaan pantinhaltijalle, YIT Rakennus Oy:n hallintopäällikkö Merja Vainikka kertoo.
Hallinnon luovutus
Hallinnon luovutuskokous kutsutaan koolle kirjallisesti vähintään kaksi viikkoa ja enintään kaksi kuukautta ennen kokousta. Kutsussa tulee mainita käsiteltävät asiat sekä ajankohta, jolloin rakennusvaiheen jälkeinen vakuus vapautuu automaattisesti, ilman ostajien suostumustakin.
Uuden hallituksen toimikausi alkaa valintatilaisuudesta. Samalla yhtiön rakentamisvaiheen katsotaan päättyneen.
Luovutuskokouksessa on esitettävä välitilinpäätös ja selvitys taloussuunnitelman toteuttamisesta sekä tilintarkastajien, myös ostajien mahdollisesti valitseman tilintarkastajan, lausunnot.
Annetaan myös selvitys yhtiön rakennustyön teknisestä toteutumisesta. Samalla voidaan kuulla osakkeenostajien valitsemaa rakennustyön tarkkailijaa.
Usein hallinnon luovutuskokouksessa esitetään, että rakennusaikaiselle hallitukselle myönnetään vastuuvapaus. Osakkeenostajat eivät ole vielä päässeet kunnolla perehtymään yhtiön toimintaan, eikä vastuuvapautta suositella tässä vaiheessa myönnettäväksi. Se voidaan myöntää seuraavassa yhtiökokouksessa, kun asumisaikainen hallitus on päässyt kunnolla tutustumaan yhtiön toimintaan ja asiakirjoihin.
– Kyseessä on yhtiön välitilinpäätös, eikä ainakaan YIT esitä vastuuvapauden myöntämistä hallitukselle tässä vaiheessa. Vastuuvapaus käsitellään vuosittain pidettävässä varsinaisessa yhtiökokouksessa, Merja Vainikka sanoo.
Uudelle hallitukselle pitää luovuttaa kaikki yhtiön asiakirjat. Ne listataan ja osapuolet allekirjoittavat vastaanotettujen ja luovutettujen asiakirjojen luettelon. Käytännössä isännöitsijä vastaanottaa asiakirjat. Sama koskee avainhallintaa ja luovutettavia avaimia. Varsinkin yleisavaimien kanssa ollaan erityisen huolellisia.
Luovutuskokous
Hallinnon luovutuskokouksen kutsuu koolle taloyhtiön rakennusaikainen hallitus. Kokous on kutsuttava koolle ilman aiheetonta viivästystä, kun rakennusvalvonta on hyväksynyt yhtiön rakennukset käyttöön otettaviksi.
Jos kokousta ei kutsuta koolle, on osakkaiden vaadittava sitä. He voivat lopulta vaatia aluehallintoviranomaiselta koollekutsumisoikeutta.
– Käytännössä hallinto luovutetaan muutama kuukausi valmistumisen jälkeen, työmaa on saanut kaikki tarvittavat loppupiirustukset, viranomaistodistukset ja pöytäkirjat tilinpäätöstä varten, tilinpäätös on tehty ja tilintarkastajan tarkastama ja osakkaat yhtiöjärjestyksen mukaisesti kutsuttu kokoukseen, Merja Vainikka sanoo.
– Hallinnon luovutuskokouksessa ovat osakkaiden lisäksi YIT:n edustajina projektipäällikkö hallituksen puheenjohtajana ja rakennuttaja-asiamies sen jäsenenä, työmaan edustajia ja ulkopuolinen valvoja. Paikalla on myös YIT:n kohteeseen valitsema ammatti-isännöitsijä. Asialistalla on päätösasioina vain hallituksen ja tilintarkastajan valinta. Monia muita asioita on esitelty osakkaille jo aiemmin. Mutta mikäli osakkailla on kysyttävää, neuvotaan myös muissa asioissa.
– Tämän yhtiökokouksen jälkeen uusi hallitus pitää yleensä järjestäytymiskokouksen uuden isännöitsijän johdolla ja valitsee puheenjohtajan sekä käsittelee muita tarpeelliseksi katsomiaan asioita.
Asukaskokous
Varsinaisen hallinnon luovutuskokouksen jälkeen voidaan pitää epävirallisempi asukaskokous, jossa isännöitsijä esittäytyy, kerää osakkaiden yhteystiedot ja kertoo tarkemmin käytännön asioista. Tarvittaessa voidaan keskustella myös ylimääräisen yhtiökokouksen järjestämisestä, jos varsinainen yhtiökokous ei osu lähelle luovutuskokousta. Ylimääräisessä yhtiökokouksessa voidaan ottaa kantaa muun muassa yhtiöjärjestykseen ja rakennuttajan määräämiin vastikkeisiin sekä rahoitusvastikkeen riittävyyteen.
Suomen Kiinteistölehti kertoo kaksiosaisessa artikkelissa uuden taloyhtiön perustamisesta, siirrosta osakkaille ja vastuista eri vaiheissa. Toinen osa ilmestyy helmikuun numerossa.
Lähteenä käytetty haastattelujen lisäksi Hannaleena Kuutilon ja Kristel Pynnösen uutuuskirjaa Koti uudesta taloyhtiöstä (Kiinteistöalan Kustannus Oy). Siinä selvitetään uuden asunnon kauppaan ja uuden taloyhtiön hallinnointiin liittyvät vastuut, käytännöt ja sovellettava juridiikka.
Artikkeli Uuden taloyhtiön valmistumista odotellessa julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.