Yhtiökokouskutsuja on kolahdellut osakkaiden postiluukuista pitkin kevättalvea. Osa on siirtänyt monistenipun suoraan paperinkeräysastiaan tai muuhun mappi ööhön, mutta moni on myös käyttänyt valtaansa ja osallistunut yhtiökokoukseen. Jälkimmäistä vaihtoehtoa voi lämpimästi suositella.
Yhtiökokoukset päättävät vuosittain satojen tuhansien, jopa miljoonien eurojen arvoisista korjausurakoista, kaikkiaan suomalaisissa taloyhtiöissä yli kahden miljardin edestä. Näillä päätöksillä on vaikutusta parin miljoonan suomalaisen elämään ja pankkitilin saldoon. On turha valitella huonoa tiedonkulkua tai kyseenalaistaa tehtyjä ratkaisuja, jos ei ole itse vaivautunut paikalle vaikuttamaan asioihin.
Yhtiökokouspapereihin on hyvä paneutua huolellisesti ennen kokousta. Asunto-osakeyhtiölaki takaa osakkaalle oikeuden esittää kokouksessa hallitukselle ja isännöitsijälle kysymyksiä taloyhtiön taloudesta ja tilasta, ja näihin kysymyksiin on hallinnolla myös velvollisuus vastata. Lisäksi on perusteltua olla vähintäänkin paikalla, kun isännöitsijä esittelee taloyhtiön tilinpäätöksen ja talousarvion, sillä kysehän on viime kädessä jokaisen osakkaan maksamista rahoista.
Haluatko asiasi yhtiökokouksen käsittelyyn?
Usein yhtiökokouksessa käy niin, että osakas tulee paikalle toiveenaan saada ratkaisu johonkin koko vuoden mieltä kalvaneeseen asiaan. Yhtiökokous ei kuitenkaan voi tehdä päätöstä muista kuin kokouksen esityslistaan merkityistä asioista, joten vasta kokouspaikalla esille otettu asia jää edelleen ilman päätöstä. Tästä seuraa pettymyksiä ja turhautumista. Jos osakas on selvillä oikeuksistaan ja riittävän ajoissa liikkeellä, hän toimittaa asiansa taloyhtiön hallitukselle eli esimerkiksi sähköpostilla isännöitsijälle hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta. Näin asia ehtii yhtiökokouksen esityslistalle ja tulee käsitellyksi kokouksessa. Mistä tahansa asiasta yhtiökokous tosin ei voi tehdä päätöstä, sillä asian on kuuluttava yhtiökokouksen toimivaltaan. Kuka mistäkin päättää, selviää taloyhtiön yhtiöjärjestyksestä.
Jos taloyhtiön hallitus haluaa toimia avoimesti, se tiedottaa osakkaille yhtiökokouksen ajankohdasta jo niin hyvissä ajoin, että osakkaat ehtivät vielä toimittaa asiansa yhtiökokouksen esityslistalle. Kokouksen ajankohdasta voi ja kannattaa tiedottaa heti, kun hallitus on asiasta sopinut, eikä silloin ole tarpeen vielä toimittaa osakkaille yhtiökokouksen muita materiaaleja. Keskeneräinen tilinpäätös ei siis ole syy lykätä yhtiökokouksen ajankohdasta ilmoittamista.
Tunnista yhtiökokoukseen kuuluvat asiat
Jotta yhtiökokoukseen osallistuminen olisi kaikkien kannalta mielekäs kokemus ja kokouksen mitta säilyisi säällisenä, on jokaisen hyvä miettiä, mitkä asiat ovat ylipäätään yhtiökokoukseen kuuluvia. Jos yhtiökokous ajautuu vuosi toisensa jälkeen kiistelemään yksittäisen osakkaan epäonnistuneesta pihakiveyksestä, osakkaille on syytä kerrata yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluvat asiat ja ohjeistaa heitä ottamaan muissa asioissa yhteyttä isännöitsijään, hallitukseen tai esimerkiksi kiinteistönhuoltoon. Jos yhtiökokouksen kohta ”muut asiat” vie kerta toisensa jälkeen suurimman osan kokousajasta, hallituksen kannattaa järjestää osakkaille yhtiökokouksen lisäksi muitakin tilaisuuksia asioista keskustelemiseen.
Yksi isännöitsijä riittää
Hallituksen jäsenten valitseminen on yksi yhtiökokouksen tärkeimmistä asioista, eikä ole lainkaan samantekevää, ketkä hallituksessa istuvat. Taloyhtiön hallituksella on vastuu yhtiön taloudesta, rakennuksista, piha-alueista ja koko toiminnasta. Siitä huolimatta tehtävässä ei tarvitse olla kiinteistöalan asiantuntija, sillä sitä varten hallitus valitsee pätevän isännöitsijän. Hallituksen jäsenelle riittää normaali maalaisjärki ja huolellinen ote asioihin. Myös halu ja kyky ottaa asioista selvää ovat hallituksen jäsenelle hyödyllisiä ominaisuuksia.
Kun sinua seuraavan kerran yhtiökokouksessa tai hyvässä tapauksessa jo ennen sitä pyydetään mukaan taloyhtiösi hallitukseen, kannattaa sanoa kyllä! Me Kiinteistöliitossa ja liiton alueellisissa jäsenyhdistyksissä lupaamme, ettet jää tehtävässäsi ilman tukea ja tietoa.
Lue lisää Kiinteistöliiton nettisivuilta.
Artikkeli Tympiikö taloyhtiön meininki? Älä valita, vaan vaikuta! julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.