Kun taloyhtiölle tulee tarve ostaa kiinteistönhoitopalveluita tai vaihtaa huoltoyhtiötä, kiinteistönhoito on viisainta kilpailuttaa. Kilpailutusasiakirjat kannattaa laatia huolella, sillä se auttaa saamaan toivotunlaisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Seuraavassa on listattu 5 asiaa, jotka kannattaa mainita kiinteistönhoidon tarjouspyynnössä.
1. Tiedot tarjouksen pyytäjästä ja kohteesta
Tarjouspyyntöön tulee kirjata tarjousta pyytävän taloyhtiön perustiedot sekä yhteystiedot. Isännöitsijäntodistus on hyvä lisä tarjouspyyntöön, eli sekin kannattaa liittää mukaan.
Tarjouspyynnössä tulisi mainita, kuka kohteesta antaa lisätietoa, milloin ja missä. Lisäksi kannattaa kertoa, milloin tarjoajat pääsevät tutustumaan kohteeseen eli taloyhtiön tiloihin.
2. Tieto siitä, mitä palvelua halutaan ostaa
Tarjouspyyntöön on todella tärkeää kirjata selkeästi, millaista palvelua taloyhtiö haluaa ostaa. Tarjouspyynnössä on käytännössä oltava tarkka selostus ostettavasta palvelusta (esim. kiinteistönhuollon palvelukuvaukset).
Lisäksi kannattaa kirjata tiedot lisäpalveluista, joita halutaan mahdollisesti ostaa erillisveloituksella.
3. Tiedot siitä, koska tarjous on jätettävä ja mitä liitteitä siinä on oltava
Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata selkeä päivämäärä, johon mennessä tarjoukset on jätettävä. Vain tällä tavalla voidaan taata se, että taloyhtiö saa tarjoukset toivomassaan aikataulussa.
Jos palveluntarjoajien halutaan liittävän tarjouspyyntöön tiettyjä dokumentteja, esim. tilaajavastuulain vaatimat tiedot ja referenssit, tästä tulee olla maininta tarjouspyynnössä.
4. Palvelutuottajien valintakriteerit
Taloyhtiön on päätettävä jo ennen tarjouspyynnön lähettämistä, millä kriteereillä tuleva kiinteistöpalveluyritys valitaan. Nämä kriteerit on hyvä kirjata tarjouspyyntöön, ja niitä on tietenkin noudatettava palveluntuottajan valinnassa.
Valintakriteerejä voivat olla esim. hinta, yrityksen kapasiteetti ja käytetyt laatumittarit.
5. Toiveet sopimuksen alkamisajankohdasta ja muista ehdoista
Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata taloyhtiön toive palvelun alkamisajankohdasta, jotta palveluntarjoajat voivat ottaa sen huomioon tarjousta laatiessaan.
Tarjouspyynnössä on hyvä eritellä myös muut taloyhtiön toiveet tulevan kiinteistönhoitosopimuksen suhteen (mm. juridiset ehdot, laatutavoitteet ja -mittarit).
Lisätietoa tarjouspyyntöön kirjattavista asioista, muista kilpailutusasiakirjoista ja kiinteistönhoidon ostamisesta löydät Kiinteistönhoidon osto-oppaasta.
Artikkeli 5 asiaa, jotka kiinteistönhoidon tarjouspyynnössä tulee mainita julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.