Osakkeenomistajat käyttävät heille kuuluvaa päätösvaltaa yhtiökokouksessa, jolla perinteisesti tarkoitetaan kokousta, jossa osakkeenomistajat ovat fyysisesti yhtäaikaisesti läsnä. Digivälineet tuovat eräissä suhteissa helpotusta yhtiön päätöksentekoon.
Päätös yhtiökokousta pitämättä
Lain mukaan osakkeenomistajat voivat päättää yhtiökokoukselle kuuluvasta asiasta yhtiökokousta pitämättä, kun he ovat päätöksestä yksimielisiä. Päätös voidaan tällöin tehdä esimerkiksi sähköpostitse, puhelimitse tai muun teknisen välineen avuin. Vaatimus yksimielisyydestä tarkoittaa, että osakkeenomistajat ovat yhtä mieltä siitä, että yhtiökokousta ei tarvita ja että he ovat yhtä mieltä päätettävästä asiasta (AOYL 6 luku 1 §).
Kokousvirkailijoita kuten kokouksen puheenjohtajaa, ääntenlaskijoita, pöytäkirjantarkastajaa ja sihteeriä ei tarvitse valita. Myöskään koollekutsumista koskevia määräyksiä ei tällöin ole tarpeen noudattaa. Suositeltavaa on, että hallitus valmistelee päätösehdotuksen, josta käy ilmi vaatimus osakkeenomistajien yksimielisyydestä päätettäväksi ehdotetun asian suhteen.
Yhtiökokousta pitämättä tehty päätös on kirjattava, päivättävä, numeroitava ja allekirjoitettava. Laissa ei määrätä, kenen vastuulla on päätöksen kirjaaminen. Viime kädessä hallituksen tulee huolehtia siitä. Jos yhtiössä on useampia kuin yksi osakkeenomistaja, vähintään kahden heistä on allekirjoitettava päätös. Suositeltavaa on, että kaikki osakkeenomistajat allekirjoittaisivat päätöksen. Muutoin kirjattuun päätökseen sovelletaan mm. yhtiökokouksen pöytäkirjan nähtävänä pitämistä koskevia säännöksiä.
Kokouksen koolle kutsuminen sähköpostitse
Jos yksimielisyyttä yhtiökokouksen ohittamiselle ei löydy, on yhtiökokous tarvittaessa kutsuttava koolle päättämään sille kuuluvasta asiasta. Koolle kutsumisessa on noudatettava lain ja yhtiöjärjestyksen määräyksiä. Vaikka yhtiöjärjestyksessä ei määrättäisi mahdollisuudesta kokouskutsun toimittamiseen sähköpostitse, on se mahdollista, jos osakkeenomistaja on toimittanut yhtiölle sähköpostiosoitteensa nimenomaan kokouksen koolle kutsumista varten. Kutsua ei voi toimittaa osakkeenomistajalle sähköpostitse, jos yhtiö on saanut osakkaan sähköpostiosoitteen muissa yhteyksissä.
Kutsu tulee toimittaa jokaiselle osakkeenomistajalle. Jos osakehuoneisto on useamman henkilön yhteisesti omistama, ei riitä, että sähköpostikutsu toimitetaan vain yhdelle yhteisomistajalle ilman tätä koskevaa asianmukaista valtuutusta.
Etäosallistuminen yhtiökokoukseen
Vaikka lähtökohtana on, että osakkeenomistajat ovat yhtiökokouksessa fyysisesti läsnä, voidaan etäosallistuminen tietyissä tilanteissa sallia. Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä, että kokoukseen voidaan osallistua kokouspaikan ulkopuolelta postin välityksellä tai teknisen välineen avulla. Myös hallitus voi tehdä tästä päätöksen, jollei yhtiöjärjestyksessä ole kyseisen kokousmenettelyn käyttämistä kielletty (AOYL 6 luku 17 §). Säännös ei kuitenkaan mahdollista sitä, että kokous voitaisiin kokonaan pitää teknisten apuvälineiden välityksellä. Tällöin kysymykseen voi tulla edellä selostettu malli päätöksentekoon yhtiökokousta pitämättä.
Laki ei periaatteessa rajoita tapoja, joilla etäosallistuminen voidaan mahdollistaa. Osakkaalle voidaan antaa esimerkiksi oikeus ilmoittaa kantansa päätettävään asian postin tai sähköpostin välityksin ennen kokousta. On myös mahdollista, että annetaan mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen esimerkiksi Skypellä tai muulla vastaavalla tavalla.
Etäosallistumisoikeuden antamisen edellytyksenä on, että osallistumisoikeus ja ääntenlaskennan oikeellisuus voidaan selvittää tavallisessa yhtiökokouksessa noudatettaviin menettelyihin verrattavalla tavalla. Yhtiön on voitava luottaa siihen, että henkilö on se, joka väittää olevansa. Jos osakkaille on päätetty antaa mahdollisuus esittää kantansa sähköpostitse ja kannanotto annetaan sähköpostiosoitteesta, jonka osakas on ilmoittanut yhtiölle kutsun toimittamista varten, voi yhtiö mielestämme lähtökohtaisesti luottaa siihen, että äänen on antanut se, jonka pitikin. Luotettavin tapa varmistua osakkeenomistajan henkilöllisyydestä ja osallistumisoikeudesta on sähköinen tunnistautuminen.
Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen postin välityksellä tai teknisen välineen avulla on mainittava yhtiökokouskutsussa. Kutsusta on käytävä myös ilmi, jos osallistuminen kokoukseen teknisen välineen avulla rajoittaa näin osallistuvan osakkeenomistajan puhevaltaa, kuten mahdollisuuksia osallistua äänestyksiin. Jos kutsussa on mainittu mahdollisuudesta osallistua yhtiökokoukseen esimerkiksi sähköpostitse, on selvää, että kyseinen osallistumistapa rajoittaa puhe- ja kyselyoikeuden käyttöä.
Artikkeli Digivälineet taloyhtiön päätöksenteon apuna julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.