Korjaushankkeen urakoitsijaa valitessaan taloyhtiön kannattaa kiinnittää huomiota urakoitsijan kokemukseen viestinnästä. "Viestintä yhtenä valintaperusteena on ilmoitettava selvästi tarjouspyynnössä. Lisäksi on äärimmäisen tärkeää selvittää, millaisen henkilöstön urakoitsija voi työmaalle lähettää", viestitti Kiinteistöliitto Etelä-Pohjanmaan toiminnanjohtaja Jorma Koutonen Korjaushanke haltuun -seminaarissa Seinäjoella torstaina 20.11.2014.
Korjaushankkeissa urakoitsijan edustajat eivät voi välttyä tilanteilta, joissa he kohtaavat asukkaat kasvokkain. Silloin ammattilaisten on astuttava asukkaan saappaisiin, päästävä samalle aaltopituudelle ja ymmärrettävä, mitkä asiat esimerkiksi putkiremontissa ovat osakkaalle ja asukkaalle tärkeitä ja mistä he haluavat tietoa.
Korjaushankkeille palkataankin aiempaa useammin viestintävastaava. Toisinaan hankkeen projektinjohtaja toimii yhteydenpitäjänä urakoitsijan ja tilaajan välillä. Projektinjohtaja osallistuu erilaisiin katselmuksiin ja tarkastuksiin ja välittää ajantasaisen ja oikean tiedon taloyhtiölle. Tarpeen mukaan myös projektiorganisaatio voi olla viestinnässä mukana.
Ainutlaatuinen asunto-osakeyhtiölain toimivuutta arvioiva kysely paljasti keväällä, että viestintä on taloyhtiöiden jyhkeä koetinkivi – viestit eivät kulje. Viestinnästä ei voi ongelmattomasti säätää laissa ja sen vuoksi oikeusministeriö, Kiinteistöliitto ja Isännöintiliitto ovat perustaneet työryhmän, joka laatii yhteistyössä taloyhtiöille suosituksen viestinnästä.
Viestintä on hankkeen onnistumisen edellytys
Urakan toteuttajilla on suuri vastuu, sillä heidän tehtävänään on tarjota projektinjohtajalle tai suoraan taloyhtiölle tarpeeksi ajantasaista tietoa koko urakan ajan, mikä on hankkeen onnistumisen edellytys. Lopputulosta ei määritä yksinomaan taidokas ja laadukas tekninen toteutus.
Ammattitaitoinen urakoitsija osaa ja haluaa viestiä omasta työstään ja eri työvaiheista ymmärrettävästi ja kiinnostavasti. ”Vain viestintähalukas, aidosti asukkaan huolista kiinnostunut ja myönteisesti ajatteleva urakoitsija saavuttaa taloyhtiön ja sen asukkaiden luottamuksen”, Koutonen luonnehti.
Urakkaohjelmassa on avattava aikataulujen ja rahoituksen lisäksi urakoitsijan viestintävastuu ja esitettävä toimenpiteet, joilla osakkaiden huoneistokohtaiset lisä- ja muutostyöt dokumentoidaan ja hallitaan. Kun viestintä otetaan osaksi urakka-asiakirjoja, se nivoutuu hankkeen keskeiseksi osaksi.
”Urakkasopimusta ei saa solmia vain hinnan perusteella vaan taloyhtiön on arvioitava, kenellä tarjouksen antaneista on paras kokemus ja parhaat edellytykset toimia taloyhtiöympäristössä ja ymmärtää teknisten ratkaisujen lisäksi myös palvelun merkitys. Valintaperusteet on avattava myös osakkaille, ja on hyvä tapa esitellä heille valittu urakoitsija erillisessä infotilaisuudessa”, painotti Kiinteistöliiton lakimies Maria Kulomäki.
Asukkaiden lisä- ja muutostyöt ovat yksi korjaushankkeen kriittisistä kohdista ja sen vuoksi niin sanottu huoneistokortti on tehtävä mahdollisimman selväksi ja yksityiskohtaiseksi. Korttiin kirjataan asukkaiden huoneistokatselmuksessa päätettävät asiat. Sitä varten osakasmuutoksia hoitamaan on aina nimettävä erikseen henkilö.
Samalla asukkaalle on kerrottava katselmuksen tärkeys, urakkaan kuuluvat työt ja ratkaisut, joihin asukas voi vaikuttaa kuten laatoitukseen ja kalusteisiin. Valmis huoneistokortti viedään remontoitavaan asuntoon, jotta työntekijät voivat helposti seurata, mitä asunnossa pitää tehdä.
”Toki jo toteutussuunnittelussa ennen urakan aloittamista on selvitettävä osakkaiden omat korjaustoiveet, jotta ne voidaan sujuvasti toteuttaa yhtiön yhteisen hankkeen ohella. Jos lisätöistä sopiminen jää korjaustyövaiheeseen ja urakoitsijalla menee tähän aikaa, pahimmassa tapauksessa saattavat korjaustyön aikataulut ja laatu kärsiä”, muistutti Kiinteistöliiton kehityspäällikkö Jari Virta.