Hallitustyöskentelyn joustava sujuminen edellyttää päätöksiä monista kokousteknisistä asioista. Näistä on hyvä päättää hallituksen ensimmäisessä kokouksessa eli niin sanotussa järjestäytymiskokouksessa, joka on syytä pitää heti hallituksen valinneen yhtiökokouksen jälkeen. Järjestäytymiskokouksessa hallitus valitsee puheenjohtajan ja mahdollisen varapuheenjohtajan, mikäli yhtiökokous ei ole valinnut ko. henkilöitä. Jos taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä ei ole määräyksiä hallituksen kokouksen koollekutsumisesta, on kokouksessa hyvä päättää myös muun muassa siitä, miten hallituksen kokoukset kutsutaan koolle, kuinka paljon ennen kokousta kutsut toimitetaan ja milloin poissaolosta tai esteellisyydestä on ilmoitettava. Poissaoloista ilmoittamalla voidaan turvata myös mahdollisen hallituksen varajäsenen oikeus osallistua kokoukseen varsinaisen jäsenen jäädessä pois. Millä tavalla hallituksen kokous kutsutaan koolle? Jos yhtiöjärjestyksessä ei ole määräyksiä hallituksen koollekutsumisesta, on ensimmäisessä hallituksen kokouksessa syytä päättää, miten kokoukset kutsutaan koolle. Kutsuajan tulee olla kohtuullinen ja muutoinkin hallituksen kokous tulee pyrkiä järjestämään siten, että mahdollisimman moni jäsenistä voi osallistua. Koollekutsumisajan on suositeltavaa olla vähintään yksi viikko, mutta yksittäisessä kiiretapauksessa aika voi olla lyhyempikin. Kokous on suositeltavaa kutsua koolle kirjallisesti, kuten kirjeitse tai sähköpostitse. Jos jollain hallituksen jäsenellä ei ole sähköpostia käytössään, tulee kutsu hänelle toimittaa muulla tavoin kuin sähköpostitse. Estettä ei kuitenkaan ole sille, että kiireellisissä tapauksissa kutsuminen tehdään esimerkiksi puhelimitse. Puheenjohtaja kutsuu hallituksen kokouksen koolle Puheenjohtaja huolehtii siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa. Hallituksen jäsenillä ja isännöitsijällä on myös oikeus vaatia hallituksen kokouksen koollekutsumista puheenjohtajalta. Jos puheenjohtaja ei vaatimuksesta huolimatta kutsu kokousta koolle, on isännöitsijällä oikeus tähän. Myös hallituksen jäsenellä on tällöin oikeus kutsua kokous koolle, jos vähintään puolet hallituksen jäsenistä hyväksyy koollekutsumisen. Jos hallituksen puheenjohtaja on estynyt tai häntä ei ole valittu, voi isännöitsijä tai yksikin hallituksen jäsen tehdä koollekutsumisen. Hallitus voi tehdä asunto-osakeyhtiölain mukaan päätöksen myös pitämättä varsinaista kokousta. Hallitus voi pitää esim. puhelin- tai sähköpostikokouksen. Tällöinkin päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä, kuten hallituksen kokouspöytäkirjat eli pysyvästi koko yhtiön olemassaoloajan. Kenellä on läsnäolo-oikeus hallituksen kokouksessa? Hallituksen kokouksessa läsnäolo-oikeus on hallituksen jäsenillä. Osalle jäsenistä voidaan järjestää myös teknisillä apuvälineillä mahdollisuus osallistua kokouksen. Pääsääntöisesti myös isännöitsijällä on läsnäolo-oikeus. Isännöitsijä voi käyttää kokouksessa puhevaltaa, mutta hän ei voi äänestää, ellei hän ole samalla myös hallituksen jäsen. Tilintarkastajalla ja toiminnantarkastajalla on myös määrätyissä tilanteissa läsnäolo-oikeus kokouksessa. Hallitus voi päättää antaa läsnäolo-oikeuden myös muille tahoille, kuten hallituksen varajäsenelle tai asiantuntijalle. Hallituksen varajäsenten läsnäolo-oikeus on usein järkevää, sillä se helpottaa varajäsenen osallistumista päätöksentekoon silloin, kun varsinainen jäsen ei pääse kokoukseen. Hallituksen jäsenen läsnäolo-oikeus kokouksessa on henkilökohtainen. Tämä tarkoittaa sitä, että hän ei voi valtakirjalla valtuuttaa toista henkilöä puolestaan kokoukseen. Toisin kuin yhtiökokouksessa, hallituksen kokouksessa jäsenillä ei myöskään ole lähtökohtaisesti oikeutta käyttää avustajaa. Hallitus voi kuitenkin tehdä päätöksen, jolla se sallii avustajien käytön kokouksessaan. Hallituksen pöytäkirja – julkinen vai salainen asiakirja? Hallituksen pöytäkirja ei ole salainen asiakirja, mutta ei myöskään julkinen. Hallitus päättää, millä tavoin ja miltä osin se antaa pöytäkirjojaan taloyhtiön osakkaille tai tiedottaa niistä. Osakkaalla on kuitenkin oikeus saada tieto hallituksen päätöksestä siltä osin, kun se koskee hänen omistamiinsa yhtiön osakkeisiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa taloyhtiöön tai toiseen osakkaaseen. Muilta osin osakkailla ei ole lakiin perustuvaa oikeutta saada hallituksen pöytäkirjaa. Sinänsä avoin tiedottaminen ja läpinäkyvyys voi lisätä osakkaiden luottamusta hallitukseen, joten taloyhtiön osakkaiden tiedottaminen on usein perusteltua. Tältä osin on syytä huomata, ettei hallituksen tule kuitenkaan levittää arkaluontoisia tai muutoinkaan osakkaiden yksityiselämään liittyviä seikkoja taloyhtiössä. Toiminnantarkastajilla ja tilintarkastajilla on oikeus saada pöytäkirjat nähtäväkseen myös tilikauden aikana. Hallituksen vaihtuessa tulee pöytäkirjat luovuttaa uudelle hallitukselle.
↧