Riskienhallinnalla taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä takaavat taloyhtiön arvon säilymisen ja varmistavat, ettei osakkaiden niskaan kaadu yllättäviä maksuja.
Riskienhallinta on osa taloyhtiön hallinnosta vastaavien eli hallituksen ja isännöitsijän arkista työtä osakkaiden ja yhtiön hyväksi. Riskien ennakointi, minimointi ja hallinta erilaisissa tilanteissa on aina vastuullisen hallituksen asialistalla.
– Hyvä suunnittelu, osaavat kumppanit, ammattitaitoinen isännöinti ja asioista kiinnostunut hallitus ovat riskienhallinnan perusta. Kaikkein osapuolten on tunnettava ja sovittava vastuunsa ja velvollisuutensa. Avoin keskustelu ja asioista selkeä sopiminen ovat parasta riskienhallintaa, LähiTapiolassa turvallisuuden projektijohtajana työskentelevä Antti Määttänen sanoo.
Sopimukset kuntoon ja asiantuntijat apuun
Taloyhtiöllä tulee olla riskienhallintasuunnitelma, joka perustuu perinpohjaiseen riskikartoitukseen. Sen osia avaa tilintarkastusyhtiö PwC:n yrityspalveluissa toimiva johtaja, KHT-tilintarkastaja Hannu Sohlman.
– Taloyhtiön euromääräisesti merkittävimmät riskit liittyvät yhtiön omaisuuden nopeaan menettämiseen esimerkiksi tulipalon tai vesivahingon seurauksena.
Riskit kasvavat vähitellen, jos omaisuutta ei huolleta ja korjata asianmukaisesti. Näin käy esimerkiksi, kun korjauksia ei tehdä riittävän ajoissa tai niissä tehdään virheitä.
Kolmanneksi riskitasoa nostavaksi asiaksi Sohlman nostaa palveluiden hankinnat ilman kilpailutusta, ettei kustannuksia arvioida riittävästi etukäteen. Tällainen johtaa helposti kustannusten yllättävään kasvuun, joka koituu lopulta osakkaiden maksettavaksi kohonneina vastikkeina.
Taloyhtiön yleinen turvallisuus on riskikartoituksen osa. Puutteellinen pelastussuunnitelma, hiekoittamattomat jalkakäytävät, katoilta putoava lumi tai vapaa pääsy kattotikkaille ovat potentiaalisia riskitekijöitä.
Erityisesti pienissä yhtiöissä on varmistettava, ettei samalle henkilölle kasata peräkkäisiä taloudellisia tehtäviä ja ketjutettuja vastuita. Se voi houkuttaa taloudellisiin väärinkäytöksiin. Tällainen tilanne voi syntyä, jos sama henkilö hoitaa maksuliikennettä, käsittelee ostolaskuja ja vielä isännöintitehtäviäkin.
Kun taloyhtiö alkaa parantaa riskienhallintaansa, on syytä lähteä liikkeelle perusasioista.
– Aktiivisen ja asiantuntevan hallituksen valinta ja sitouttaminen on ensimmäinen asia. Taloussuunnitelmien laatimisessa ja viestinnässä osakkaille on syytä hyödyntää nykyaikaisen tietotekniikan mahdollisuuksia. Kaikki hankinnat on kilpailutettava kunnolla, ja tarjoajia verrataan ennakkoon päätetyillä kriteereillä. Vähänkin suuremmissa kilpailutuksissa käytetään ulkopuolista asiantuntijaa, Sohlman tiivistää taloyhtiön riskihallinnan perusopit.
Vastuuta ja viestintää
Riskit vaikuttavat taloyhtiöön epäsuorasti ja suoraan. Toteutuneet riskit voivat alentaa yhtiön arvoa esimerkiksi, jos yhtiölle koituu laiminlyöntien vuoksi merkittäviä korvausvelvoitteita. Samoin käy silloin, jos kallista korjausta ei ole valvottu kunnolla ja vaikkapa kertaalleen maksettu katto joudutaan repimään auki ja korjaamaan uudelleen.
Yllättäviin tilanteisiin on syytä varautua kattavilla kiinteistön vahinkovakuutuksilla. Vastuu- ja oikeusturvavakuutuksilla varaudutaan mahdollisiin riitatapauksiin ja vahingonkorvauksiin.
Avoimuus ja hyvä tiedottaminen ovat tärkeitä riskienhallinnan elementtejä. Sohlman kertoo malliesimerkin.
– Putkiremontista tiedotettiin osakkaille hyvissä ajoin. Hanke kilpailutettiin ja saatiin vertailukelpoiset tarjoukset. Päätöksenteko remontista ja hankkeesta toteutui avoimesti ja ilman kiistoja yhtiökokouksissa. Hanke toteutui etukäteen tehdyn kirjallisen sopimuksen puitteissa ilman olennaisia myöhästymisiä ja sitä valvottiin aktiivisesti ulkopuolisen valvojan ja isännöitsijän toimesta.
– Hallitus seurasi ja käsitteli kokouksissaan hanketta aktiivisesti. Hankkeesta tiedotettiin koko ajan osakkaille. Sopimukseen sisällytetyt rakennusaikaiset ja takuuajan vakuudet toteutettiin etukäteen tehtyjen sopimusten mukaan.
Artikkeliin on haastateltu asiantuntijana myös Kiinteistöliiton kehityspäällikkö Jari Virtaa.
Opaskirja Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus 2016 (Kiinteistöalan Kustannus Oy) tarjoaa riskienhallinnan perustiedot. Koska kyseessä on suositus eikä velvoittava määräyskokoelma, pitää sen kohtia soveltaa kunkin taloyhtiön erityistarpeisiin ja kuhunkin tilanteeseen sen vaatimalla tavalla. Opas löytyy myös muun muassa Taloyhtiö.net-sivustolta.
Remonttiriskit kuriin
Kun taloyhtiössä päätetään mittavista taloudellista asioista kuten peruskorjausurakoista, eivät hallituksen ja isännöitsijän osaaminen aina riitä riskienhallinnan arviointiin. Jo tarjousten käsittelyn kannattaa käyttää ammattilaisapua.
– Korjausriskien hallinnassa on tärkeää etukäteen päättää, kuka on hankkeen valvoja. Riskienhallinnan kannalta on tärkeää, että hän on riippumaton yhtiöstä, hallituksen jäsenistä ja isännöitsijästä, PwC:n Sohlman sanoo.
LähiTapiolan Määttänen korostaa, että urakkasopimuksen laatimiseen ja selvyyteen on hyvä käyttää aikaa. Valmiiseen sopimusrunkoon kirjataan erityisesti viivästykset ja vastuut selkeästi.
– Urakkasopimuksissa on noudatettava tilaajavastuulakia. Urakkakumppanin on voitava toimittaa tilaajavastuulain mukaiset asiakirjat ennen sopimuksen allekirjoittamista. Täten voidaan estää veronkiertoa ja harmaata taloutta, Määttänen sanoo.
Paloriskit huomioidaan erityisesti putki- ja sähkösaneerausten yhteydessä, kun palo-osastointi joudutaan avaamaan. Remontin aikainen huputtaminen lisää murtautumisen ja tulipalon riskejä. Lisäksi tulipalossa savu ei pääse purkautumaan ulos ja palo voi levitä helpommin. Myös pelastuslaitoksen nosturiautojen käyttö voi vaikeutua.
Suurten remonttien taloyhtiö voi ottaa enemmän vastuuta turvallisuudesta kuin laki edellyttää. Yhtiö voi ottaa huolehdittavakseen esim. palovaroittimet ja vuotovahdit.
Artikkeli Riskien hallinta on hyvää kiinteistönhoitoa julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.