Tarjouspyynnöllä on erittäin suuri merkitys kilpailuttamisen ja koko sopimussuhteen määrittelijänä ja ohjaajana. Tarjouspyynnössä kuvataan mahdollisimman tarkasti ja yksiselitteisesti isännöintisopimukseen sisältyvät tehtävät ja toimenpiteet, joista tarjousta pyydetään. Käytännössä tämä tarkoittaa isännöinnin palvelukuvauksen läpikäyntiä kohta kohdalta.
Tärkeä tarjouspyyntöä koskeva periaate on se, että tarjoajia kohdellaan tasavertaisesti – kaikille tarjoajille annetaan sama tieto ja samanlainen mahdollisuus tehdä tarjous. Hyvä ja selkeä tarjouspyyntö mahdollistaa tarjousten vertailun.
Hyvän tarjouspyynnön kolme tärkeää kohtaa:
Tarjousten vertailu
Yhteismitallisista tarjouksista on yleensä helppo tehdä hintavertailu. Sen sijaan laadullinen vertailu onkin jo ongelmallisempaa. Palvelutuotteen laadun esille tuominen on vaikeaa. Isännöinnin laaduksi ymmärretään useimmiten mm. ammattitaito ja osaaminen, sopimuksenmukainen tehtävien hoito, luotettavuus, saavutettavuus, nopeus, uskottavuus jne.
Kirjalliseen muotoon tehdystä tarjouksesta voi käydä ilmi referenssikohteita tai isännöintiyrityksen asiakastyytyväisyystutkimuksen tuloksia, joista voi saada tietoa palvelun laadusta. Tarjousvaiheessa tapahtunut isännöitsijän haastattelu antaa myös isännöitsijästä ja isännöintiyrityksestä papereita selkeämmän kuvan.
Laatua voidaan tuoda esille myös isännöitsijän ammatillisen osaamisen, koulutuksen, auktorisoinnin, kokemuksen, asiakaspysyvyyden tai järjestötoiminnan kautta.
Palvelun hintaa voi arvioida suhteuttamalla kuukausittaista palkkiota aikaan, joka tehtävien hoitamiseen arvioidaan kuluvan. Hintavertailussa voi käyttää myös apuna tuoreita hoitokulutilastoja, mutta tällainen vertailu ei luonnollisesti huomioi kiinteistökohtaisia erityispiirteitä.
Artikkeli Tarjouspyyntö ja tarjousten vertailu julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.