Helsingissä ja Espoossa toimiva Fluxio Isännöinti Oy haastaa perinteiset isännöintitoimistot digitaalisuuden mahdollistamilla palvelun avoimuudella ja nopeudella.
Itse kehitetyn johtamisjärjestelmän kautta isännöitsijä ja taloyhtiön hallitus voivat seurata toimeksiantojen etenemistä.
Suomalaisen asunto-osakeyhtiön kaltaista asuinkiinteistön hallinnointitapaa ei ole missään muualla, joten isännöintialan ei ole tarvinnut reagoida ulkomailta tulevaan palveluhaasteeseen. Taloyhtiöiden hallitukset ja isännöitsijät ovat voineet rauhassa jatkaa elämäänsä tekemällä asioita samalla tavalla kuin ovat ennenkin tehneet.
– Kilpailu on puuttunut. Mikään Googlen tai Facebookin kaltainen maailmanlaajuinen ohjelmistojätti ei ole tuntenut tarvetta kehittää ratkaisuja tukemaan suomalaisten taloyhtiöiden hallinnon digitalisointia, rationalisointia ja läpinäkyvyyden parantamista, tiivistää tilanteen Fluxio Isännöinnin toimitusjohtaja Kalle Grönqvist.
Kova osaamistausta
Grönqvist ja hänen yhtiökumppaninsa Rauli Oikarinen ovat ottaneet missiokseen tarjota taloyhtiölle parempaa laatua pienemmällä hinnalla digitaalisuuden kautta. Grönqvist on taustaltaan teknillistä fysiikkaa ja taloutta opiskellut diplomi-insinööri ja toiminut 15 vuotta digipalveluyritysten kehittämisen ja johtamisen parissa. Hän on ollut puheenjohtajana kahden taloyhtiön hallituksessa. Niiden asioita on hoidettu kuuden eri isännöitsijän kanssa.
– Yli kymmenen vuotta sitten sanoin, että ellei isännöintiala tästä kehity ja taloyhtiöt ala saada sellaista palvelua, jota ne tarvitsevat ja jonka digitalisaatio mahdollistaa, perustan oman isännöintitoimiston. Ei kehittynyt, ja tässä sitä ollaan, Grönqvist toteaa.
Yhtiökumppani Rauli Oikarainen on kiinteistötaloutta opiskellut diplomi-insinööri, joka töittensä ohella on toiminut oman taloyhtiönsä isännöitsijänä kymmenisen vuotta ja tuntee siten isännöinnin prosessin.
Fluxio aloitti huhtikuussa 2017. Tavoite on, että vuoden loppuun mennessä asiakasyhtiöiden lukumäärä kasvaa ainakin viiteentoista.
Grönqvist muistuttaa, että taloyhtiöt hankkivat vuodessa esimerkiksi korjauspalveluita 2,3 miljardin euron edestä ja hankinnoilla on vaikutusta 2,6 miljoonan suomalaisen elämään.
– Isännöitsijät valmistelevat hankintapäätöksiä. Osa hankinnoista perustuu jopa näiden omaan päätökseen. Hankinnoista on löydettävissä melkoinen rahapotti, joka voidaan siirtää takaisin suomalaisten asunnon omistajien lompakkoon, hän sanoo.
Nopeutta, ripeyttä, seurantaa
Kalle Grönqvistin mielestä asiakaspalvelun luotettavuus ja ripeys ovat yksi keino, jolla digitaalisten välineiden avulla taloyhtiölle ja asukkaille tuotetaan parempaa palvelua aikaisempaa edullisemmin.
– Isännöitsijän on annettava vastaus, jos kuka tahansa asukas, osakas tai hallituksen jäsen ottaa yhteyttä. Rakennetaan asiakaspalvelujärjestelmä, johon jokainen asiakaspalvelupyyntö ohjautuu, ja josta nähdään, kuinka nopeasti vastaukset lähtevät. Olemme sopimuksellisesti varmistaneet, että elleivät vastukset lähde viimeistään seuraavana päivänä, maksamme asiakkaalle hyvityssakkoa, Grönqvist kuvaa.
Seurantajärjestelmä pakottaa isännöitsijän hyvään asiakaspalveluun. Tekemättömät työt eivät unohdu. Isännöitsijä pitää saada arkipäivisin aina kiinni. Loma-aikana varajärjestelmän täytyy toimia.
Johtamisjärjestelmä näyttää prosessit
Isännöinnin on oltava luotettavaa. Hallituksen toimeksiannot on hoidettava ripeästi ja hallituksen on voitavat seurata, tapahtuuko näin. Seurannassa on apuna yhtiön kehittämä johtamisjärjestelmä, jossa hallituksen ja yhtiökokouksen tekemät ehdotukset muuttuvat suunnitelmiksi, päätösehdotuksiksi, päätöksiksi, työn alla oleviksi tehtäviksi ja tehdyksi töiksi. Lopuksi asiat päätyvät arkisto-osioon.
Isännöitsijä voi isännöidä 15 taloyhtiötä, joista jokainen tekee vuodessa 15 toimeksiantoa, eli hoidettavia tehtäviä on 225. Johtamisjärjestelmän avulla isännöitsijä selviää tehtävistään niin, että asiakkaat pysyvät tilanteen tasalla koko prosessin ajan.
– Hallituksella on epävarma olo, jos sen jäsenet eivät tiedä mitä isännöitsijä tekee. Hallituksen on hyvä muun muassa valvoa, millä tavalla isännöitsijä kilpailuttaa palveluntarjoajia, vai kilpailuttaako lainkaan, Grönqvist pohtii. Kilpailuttamiseen sopii hyvin esimerkiksi Asiakastiedon toteuttama kilpailuttamisalusta, josta isännöitsijä voi poimia vaikkapa toiminta-alueensa maalausyrittäjät. Palvelu on ilmainen taloyhtiölle.
Kolmas palvelulupaus liittyy proaktiivisuuteen: isännöitsijän oletetaan tekevä asioita oma-aloitteisesti, eikä vain silloin kun hallitus komentaa.
– Itse annamme asiakkaille lupauksen, että aktiivisesti etsimme säästöjä taloyhtiöiden kustannuksista vertailemalla niitä siihen, mitä muut taloyhtiöt maksavat vastaavasta työstä. Esimerkiksi tilintarkastuksen hinta on helposti vertailtava. Kustannusten vertailussa isännöitsijä pääsisi pitkälle jo vertailemalla hallinnoimiensa taloyhtiöiden lukuja toisiinsa.
Taloyhtiö voi myös säästää jopa 2 000 euroa, jos isännöitsijä minimoi paperisten asiakirjojen printtaukset, kopioinnit ja postitukset – niin haluavat saavat toki edelleen postinsa paperimuodossa.
Artikkeli Digitalisaatio iskee isännöintiin julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.