Tiedotus toimii monissa taloyhtiöissä ja isännöintiyrityksissä hyvin. Usein taloyhtiön taloutta koskevat asiat tulevat kuitenkin osakkaille vasta yhtiökokouskutsun liitteissä. Niiden näkeminen tuoreeltaan lisää avoimuutta.
Vuosaarelaisen As Oy Helsingin Solaruksen osakkaat jo pari kuukautta saaneet kerran viikossa sähköpostissa laskutusraportin, joka sisältää myös tiedot taloyhtiön kertaluonteisista palvelujen hankinnoista. Sähköinen viikkoraportointi on toiminut jo noin puoltoista vuotta, mutta syystalvesta alkaen se siis sisältää myös ostolaskuihin liittyviä tietoja.
– Emme tilanneet tai vaatineet talousasioita viikkoraporttiin. Isännöintiyrityksestämme vain ilmoitettiin, että nyt laskutusraportointia tulisi ilman lisäkustannuksia, jos haluaisimme. Otimme ilolla tarjouksen vastaan, hallituksen puheenjohtaja Marjut Välipakka sanoo.
Jo aikaisemmin taloyhtiön rahaliikenteestä tuli viikkoraportti hallituksen jäsenille. Nyt raporteista on kaksi versiota. Hallitukselle tulevassa viikkoraportissa on enemmän tietoa, muun muassa hallituksen ja isännöintiyrityksen välinen meilien vaihto.
Laskut tulevat Excel-taulukkona. Jos viikon aikana ei ole ollut lainkaan tilitapahtumia, raportissa on vain saldo.
Taloyhtiötä isännöivän SKH-Isännöinnin Juha Kulomäki kertoo, että jo neljä tai viisi vuotta sitten heillä alettiin miettiä avoimuutta yhtenä teemana taloyhtiöiden toiminnassa – ja miten sen kehittämisessä voisi auttaa.
– Rakensimme määrätietoisella työllä ohjausjärjestelmää. Se saatiin valmiiksi noin puolitoista vuotta sitten ja aloitimme perjantairaportoinnin. Hallituksille aloimme jo silloin lähettää tapahtumakoosteen myös taloudesta. Nyt syksyllä saimme sitten valmiuden lähettää sen myös osakkaille.
Osakkaatkin siis saivat viikkoraportin jo aiemmin. Uutuutena osakkaiden saamassa raportissa ovat nyt raha-asiat, pois luettuna tiedot, jotka ovat luottamuksellisia ja vain hallitukselle tarkoitettuja.
Taloyhtiön osakas Mauri Viitala sanoo, että viikkoraportti laajentaa ja parantaa tiedonkulkua talossa.
– Se on positiivinen yritys. Joskus olisi tosin hyvä saada tietoa myös siitä, mitä jokin aktiviteetti tarkoittaa. Raportissa on käytetty isännöintiyhtiön sisäistä terminologiaa, joka ei välttämättä aina avaudu ulkopuoliselle. Laskutustiedot sisältävät Excelit ovat selkeämpiä.
Juha Kulomäki kertoo, miksi päädyttiin juuri tällaiseen ratkaisuun.
– Taloyhtiöille ei saisi tulla lisää kustannuksia, joten isännöinnille ei voinut tulla kovin paljon lisätyötä. Toinen pohdittava asia oli, tapahtuuko jotakin oleellista niin usein, että joka viikko pitää tiedottaa.
Marjut Välipakka sanookin, että kun raportti tulee joka viikko, se välillä sisältää talouspuolelta pelkän saldon.
Raportti lisää kiinnostusta
Kulomäen mielestä avoimuus voi johtaa siihen, että osakkaat tutustuvat taloyhtiön tapahtumiin ja asioihin tuoreeltaan. Silloin ei yhtiökokouksessa tarvitse käyttää aikaa kaiken perustelemiseen tyvestä saakka, vaan voidaan edetä nopeammin keskusteluun ja päätöksentekoon.
– Sijoittajaosakkaat erityisesti ovat kiittäneet. Viikkoraportoinnista tulee positiivista palautetta eniten heiltä.
Marjut Välipakka toivoo, että laskutusraportointi lisäisi osakkaiden kiinnostusta taloyhtiön toimintaa kohtaan ja kannustaisi pitämään huolta taloyhtiöstä.
Raporteissa ei vielä toistaiseksi ole vuosisopimuksiin perustuvaa laskutusta. Euromääräisesti se on huomattavasti suurempaa kuin raportissa nyt näkyvien yksittäisten menoerien summa.
Mauri Viitala sanookin, että nyt jollekulle voi tulla raporteista tunne, ettei kuluja olekaan, joten miksi vastikkeita maksetaan?
Juha Kulomäki kertoo, että vuosisopimusten mukaan ottamista työstetäänkin. Hän toteaa, että nyt korostuvat esimerkiksi isännöinnissä kertaluonteisten palvelujen erillisveloitukset.
– Mutta niin sen oikeastaan pitää ollakin, sillä taloyhtiöiden tilanteet vaihtelevat ja juuri taloyhtiökohtaisista poikkeustilanteista on hyvä saada tietoa.
– Toinen asia on, että rahan lisäksi jokin muukin tapauskohtainen voi olla oleellista. Viikkoraporttiin on hyvä saada näkyville kaikki taloyhtiölle ja osakkaille merkityksellinen. Raportoitavan viikon aikana pyydetyt isännöitsijäntodistukset olivat aluksi mukana liitteissä, mutta katsoimme ettei se kuulu sinne.
Samaa mieltä ovat myös Välipakka ja Viitala. Isännöitsijäntodistus ei perusmuodossaan, ilman huoneistokohtaisia velkalaskelmia, sisällä mitään ”intiimiä”. Ei kuitenkaan ole oikein korrektia kertoa julkisesti, ketkä niitä ovat pyytäneet; sehän viittaa usein esimerkiksi myyntiaikeisiin.
Järjestelmä ei suollakaan kaikkea tietoa noin vain raportissa julkaistavaksi.
– Olemme sensuroineet pois sellaistakin, mikä olisi ollut automaattisesti menossa raporttiin. Joskus kysytään ”miksi jätit pois”, mutta parempi näin päin, sanoo Juha Kulomäki.
– Olemme huomioineet asiakaspalautteen ja jatkossa teemme työtä muun muassa saadaksemme raportteihin linkit laskujen kuviin. Yritämme myös saada kuukausi- ja vuosilaskut mukaan koontiin.
Uusissa taloyhtiöissä voidaan muun muassa osakkaiden reklamaatiot rakennusvirheistä koota viikkoraporttiin. Siten kukin voi tarkistaa, löytyykö sama vika myös heidän asunnossaan.
– Avoimuudesta seuraa luottamus ja siitä taas seuraa hyvä päätöksenteko ja yhtiökokous, jossa voidaan katsoa pelkän historian sijaan myös eteenpäin, Juha Kulomäki sanoo.
Raportti
- Raportti tulee sähköpostilla osakkaille kerran viikossa ilman lisäkustannuksia.
- Osa taloustiedoista tulee vain hallitukselle, osa kaikille osakkaille.
- Viikon tapahtumista on kooste leipätekstiin upotettuna.
- Raportista löytyvät saldot, tapahtumat ja laskukoodit. Itse laskut ovat liitetiedostoina.
- Isännöintitoimiston ym. vuosilaskutukset puuttuvat, samoin sähkö ja vesi.
- Talousraportointi toi muun muassa reaaliaikaisen kustannuspaikkaseurannan.
Artikkeli Taloudesta tietoa osakkaille kerran viikossa julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.