Rakennuttaja (perustajaosakas) luovuttaa yhtiön hallinnon osakkeiden ostajille, kun rakennusvalvontaviranomainen on hyväksynyt yhtiön rakennukset käyttöönotettaviksi. Asuntokauppalaissa säädetään tästä ns. hallinnonluovutuskokouksesta.
Asuntokauppalain mukaan rakentamisaikaisen hallituksen on rakennusten käyttöönottohyväksynnän jälkeen ilman aiheetonta viivytystä kutsuttava koolle yhtiökokous eli ns. hallinnonluovutuskokous, johon on kutsuttava kaikki osakkeenomistajat (asuntokauppalain 2 luvun 23 §). Hallinnonluovutuskokous on kutsuttava koolle asunto-osakeyhtiölain mukaisesti. Siten kirjallinen kokouskutsu on lähetettävä jokaiselle osakkaalle hänen ilmoittamaansa osoitteeseen vähintään kaksi viikkoa ja enintään kaksi kuukautta ennen kokousta. Kutsussa on asuntokauppalain mukaan mainittava nimenomaisesti kaikki käsiteltävät asiat sekä ajankohta, jolloin rakentamisvaiheen jälkeinen vakuus vapautuu automaattisesti ilman osakkeen ostajan suostumusta. Samoin kutsussa on mainittava, miten ostajan täytyy toimia, jos hän haluaa estää vakuuden vapautumisen. Ellei rakentamisaikainen hallitus kutsu hallinnonluovutuskokousta koolle, osakkeenomistajat voivat vaatia aluehallintovirastolta kokouksen koollekutsumista.
Hallinnonluovutuskokouksessa käsiteltävät asiat
Hallinnonluovutuskokouksessa on esitettävä yhtiön välitilinpäätös ja selvitys taloussuunnitelman toteuttamisesta sekä tilintarkastajien lausunnot niistä. Kokouksessa on myös annettava tiedot rakennustyön teknisestä toteuttamisesta sekä valittava yhtiölle hallitus ja tilintarkastajat jäljellä olevaksi toimikaudeksi. Tässä yhteydessä voidaan myös kuulla osakkaiden valitsemaa rakennustyön tarkkailijaa. Hallitusta valittaessa perustajaosakkaan luovuttamien osakkeiden tuottamaa äänivaltaa käyttävät osakkeiden ostajat, vaikka perustajaosakas edelleen omistaisikin kyseiset osakkeet omistuksenpidätysehdon perusteella. On huomattava, että rakennusaikaisen hallituksen vastuuvapaudesta kannattaa päättää vasta myöhemmässä yhtiökokouksessa, kun osakkaat ovat ehtineet kunnolla perehtyä yhtiön toimintaan.
Asiakirjojen luovuttaminen yhtiölle
Uuden hallituksen toimikausi alkaa heti hallituksen valinnasta. Samalla hetkellä päättyy yhtiön rakentamisvaihe. Hallinnon luovutuksen yhteydessä rakennuttajan on luovutettava uudelle hallitukselle kaikki yhtiölle kuuluvat asiakirjat. Käytännössä asiakirjat kuitenkin vastaanottaa yhtiön isännöitsijä. Myöhempien epäselvyyksien välttämiseksi kaikki luovutetut asiakirjat on suositeltavaa luetteloida ja molempien osapuolten on suositeltavaa allekirjoittaa luovutettujen asiakirjojen luettelo. Sama koskee myös kaikkia luovutettavia avaimia.
Artikkeli Uudiskohteen hallinnon luovuttaminen julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.