Taloyhtiössä suunnitelmallisen toiminnan on perustuttava todellisiin tietoihin eletystä elämästä ja nykytilanteesta. Jotta taloyhtiössä voidaan laatia toteuttamiskelpoinen strategia ja hallita taloutta ammattitaitoisesti, on kiinteistön tekninen nykytila oltava tiedossa. Tieto rakenteiden ja teknisten järjestelmien nykytilasta sekä niiden toiminnan seuraaminen on ehdoton lähtökohta turvalliselle, terveelliselle, viihtyisälle ja kustannustehokkaalle asumiselle.
Kiinteistönpidon tekniikkakaavio
Tämä tekniikkakaavio kiteyttää kiinteistönpidon tekniikan osa-alueet. Pääset eri osa-alueiden KIPI-kortteihin osa-aluekuvauksista (Pöytäkoneilla vie hiiri sen aihepiirin pallon kohdalle, jonka kuvauksen haluat nähdä. Keskelle tulee kuvausteksti.).
Teknisen nykytilan haltuunotto
Alla olevassa taulukossa on esitetty keskeiset asiat, joita kiinteistön teknisen nykytilan haltuunotto edellyttää. Vähimmäistaso kuvaa sitä toimintatapaa, jota on pidettävä ehdottomana miniminä hallituksen vastuullisessa toiminnassa. Suositeltava taso on lähtökohta suunnitelmalliselle ja pitkäjänteiselle kiinteistön ylläpidolle, joka mahdollistaa strategian laadinnan ja toteuttamisen.
Tässä ei selosteta kunkin toimenpiteen sisältöä laajemmin, vaan lähtökohtana on, että ammattitaitoinen isännöitsijä hallitsee kuhunkin osioon liittyvän toimenpiteen vaatimat tehtävät. Hallituksen ja isännöintiorganisaation on sovittava siitä, että kuuluuko työkokonaisuus nykysopimuksen laajuuteen, vai tuleeko joistakin asioista sopia erikseen.
Korjauskulujen analyysi viimeisiltä tilikausilta
Suositeltava taso
Isännöitsijä laatii selkeän ja lyhyen kirjallisen selvityksen talousarvion liitteeksi, josta käy ilmi korjauskulujen kehitys viideltä viimeiseltä tilikaudelta tuloslaskelmassa käytetyn erittelyn mukaisesti. Selvityksestä tulee käydä ilmi
- tuloslaskelman mukainen korjauskuluerittely
- korjauskulujen vaikutus asumiskustannuksiin
- toteutuneiden korjauskulujen suhde budjetoituihin korjauskuluihin.
Vähimmäistaso
Isännöitsijä esittää hallituksen kokouksessa
- korjauskulujen kehityksen edelliseltä ja kuluvalta tilikaudelta
- vaikutukset asumiskustannuksiin ja
- suurimmat korjauskulujen aiheuttajat.
Rakenteiden ja teknisten järjestelmien nykytila
Suositeltava taso
HUOLTOKIRJA
- Kiinteistölle laaditaan sähköinen huoltokirja rakennusvuodesta riippumatta. Ylläpidon (hoito, huolto, kunnossapito) laatua sekä huolto- ja kunnossapito-ohjelman noudattamista arvioidaan säännöllisesti huoltokirjasta saatavilla tiedoilla, joita isännöitsijä esittelee hallituksen kokouksissa
- Yhteenveto vuosittaisista ylläpitotoimista (hoito, huolto, kunnossapito) esitetään yhtiökokoukselle huoltokirjan perusteella.
- Selvitetään strategiasuunnitelman toimintalinjauksista tulevat vaatimukset ja tarkistetaan huoltokirjan vastaavuus hyväksyttyyn strategiaan.
KUNTOARVIO
Sama vaatimus.
KUNTOTUTKIMUKSET
- Kuntotutkimukset toteutetaan yleensä aina ennen yksityiskohtaiseen hankeselvitykseen ryhtymistä
- Kuntotutkimuksen keskeiset tulokset ja vaihtoehtoiset korjausratkaisut käydään läpi osakkaille ja asukkaille järjestettävissä selkokielisissä tiedotus- ja keskustelutilaisuuksissa.
- Kuntotutkimuksen tekijän on esiteltävä tulokset taloyhtiön edustajalle.
ENERGIATALOUSSELVITYKSET
- Teetetään energiaselvitys/energiakatselmus kuntoarvion yhteydessä tai erikseen.
- Energiaselvityksessä/-katselmuksessa selvitetään myös sisäilmaston tila.
- Energiaselvityksen/energiakatselmuksen tulokset ja toimenpidesuositukset esitellään selkokielisesti taloyhtiön osakkaille informaatiotilaisuudessa.
- Kiinteistön kulutusseuranta toteutetaan tuntitasoisena (lämpö, sähkö, vesi)
- Kulutustietojen kehittymistä seurataan hallituksen kokouksissa
- Osakkaille/asukkaille viestitään energian- ja vedenkulutuksesta taloyhtiön viestintäkanavilla (esim. ilmoitustaulu, sähköposti, internet-sivut) säännöllisesti.
- Taloyhtiöllä on voimassa oleva energiatodistus ja siitä viestitään osakkaille/asukkaille käytössä olevilla viestintäkanavilla (esim. ilmoitustaulu, sähköposti, internet-sivut).
Vähimmäistaso
HUOLTOKIRJA
- Huoltokirja on pakollinen vuonna 2000 ja sen jälkeen valmistuneissa kiinteistöissä.
- Huoltokirja tulee olla rakennusluvan alaisen korjauskohteen loppukatselmuksessa viranomaisten todennettavissa.
- Huoltokirjaan merkitään kiinteistön ennakoivaan ja ehkäisevään
- toimintaan (hoito, huolto, kunnossapito) liittyvät tehtävät ja niiden toteutuminen.
- Huoltokirjassa tai muutoin esitetään vuosikorjausluonteiset hankkeet jotka allokoituvat kunnossapitoon.
- Isot budjetoitavat korjaushankkeet sisällytetään yleensä kunnossapitosuunnitelmaan (PTS).
KUNTOARVIO
- Teetetään kuntoarvio tai vastaava, jos edellisestä selvityksestä on kulunut 3-5 vuotta tai kun kiinteistön valmistumisesta on kulunut korkeintaan 10
- Kuntoarvio teetetään KH-korttien ohjeiden mukaisesti.
- Taloyhtiön hallitus käy kuntoarvion tulokset läpi.
- Taloyhtiön hallitus huolehtii, että kuntoarviossa esitetyt toimenpidesuositukset ja kuntotutkimustarpeet (julkisivut, putkistot, sisäilmasto, sähkö- ja tietotekniset järjestelmät) käydään läpi yhtiökokouksessa.
- Erityisenä painopisteenä vaihtoehtoisten ratkaisujen esille tuominen ennen varsinaisiin hankkeisiin ryhtymistä.
KUNTOTUTKIMUKSET
- Toteutetaan kuntoarvion tai muun selvityksen perusteella suositellut kuntotutkimukset määriteltyihin ohjeistuksiin perustuen.
- Taloyhtiön hallitus käy läpi kuntotutkimusten tulokset ja informoi osakkaita käytettävissä olevista vaihtoehtoista ratkaisuista.
ENERGIATALOUSSELVITYKSET
- Ei erillisiä energiaselvityksiä/-katselmuksia.
- Taloyhtiön lämmön-, sähkön- ja vedenkulutusta seurataan ja analysoidaan kuukausitasolla.
- Isännöitsijä esittää hallituksen kokouksessa tiedot kulutustiedoista ja niiden kehityksestä. Kulutustiedot käydään läpi yhtiökokouksessa.
- Taloyhtiöllä on voimassa oleva energiatodistus.
Päätelmät nykytilan perusteella
Suositeltava taso
KUNNOSSAPITOTARVESELVITYS
Taloyhtiön hallitus antaa kunnossapitotarveselvityksen huoltokirjan ja/tai kuntoarvion ym. selvitysten tietojen perusteella.
TAVOITETASOT
Taloyhtiön hallitus valmistelee ehdotuksen seuraavaksi 10 vuodeksi (1+4+5)
- lämmön, sähkön- ja vedenkulutuksen tavoitetasoiksi
- energiatehokkuusluokkatavoitteeksi
- sisäilmaston laatutasoksi.
Ehdotus käydään läpi osakkaiden kanssa informaatiotilaisuudessa ja kerätään osakkailta kommentit.
Kommenttien perusteella muokataan tavoitteet lopulliseen muotoon, kytketään strategiaprosessiin ja hyväksytään yhtiökokouksessa.
Taloyhtiön hallitus seuraa aktiivisesti tavoitteiden toteutumista hallitusten kokouksissa ja raportoi tilanteesta yhtiökokouksissa.
TOIMINTASUUNNITELMA
Laaditaan nykytilan perusteella taloyhtiölle 1+4+5 -tapaa noudattava toimintasuunnitelma, joka ottaa huomioon myös osakkaiden tahtotilan ja strategiaprosessissa esille tulleet tavoitteet.
Laaditaan suuntaa antava asumiskustannusennuste korjausohjelman ja muiden tiedossa olevien investointitietojen pohjalta käytettävissä olevia julkisia ja ilmaisia laskentamenetelmiä hyödyntäen. (Esim. Jatke Oy:n ylläpitämä pts-laskentaohjelma isännöitsijöille linkistä:
http://www.ptslaskenta.fi/ )Toimintasuunnitelmassa otetaan myös kantaa kuntoarvion ja energiaselvityksen / -katselmuksen päivitykseen.
Toimintasuunnitelma hyväksytään yhtiökokouksessa ja linkitetään strategiaprosessiin.
Vähimmäistaso
KUNNOSSAPITOTARVESELVITYS
Kunnossapitotarveselvitys laaditaan minimissään vauriohistorian sekä rakenteiden ja teknisten järjestelmien käyttöiän perusteella.
TAVOITETASOT
Taloyhtiön hallitus asettaa hallituksen kokouksessa tavoitteet lämmön-, sähkön- ja vedenkulutukselle.
Tavoitteita ja niiden toteutumista käsitellään yhtiökokouksissa.
TOIMINTASUUNNITELMA
Kuntoarvioraportissa esitetty PTS-ehdotus esitellään ja käydään läpi yhtiökokouksessa lain edellyttämässä tasossa.
Hyväksytään PTS yhtiökokouksessa ja se liitetään isännöitsijäntodistuksen oheen.
Artikkeli Tekniikka julkaistiin ensimmäisen kerran Kiinteistölehti.