KIPI-kortti kiinteistönpitokirja

Asuinkiinteistön käyttö- ja huolto-ohjeen (kiinteistönpitokirjan) laadinta ja ylläpito

Laatia kiinteistönpitokirja ja hyödyntää sitä suunnitelmallisesti kiinteistön hoidossa, huollossa, kunnossapidossa ja korjaamisessa.

Taloyhtiön hallitus

Kiinteistönpitokirjoihin perehtynyt ammattilainen

Mahdollisimman moni seuraavista: taloyhtiön strategia, kiinteistön perustiedot, piirustukset ja vikahistoria, tiedot hankevaiheessa asetetuista käyttöikätavoitteista, toteutusvaiheessa arvioidut kunnossapitojaksot, paikantamispiirustukset, tiedot aikaisemmista kuntoarvioista, -tutkimuksista ja -selvityksistä, tiedot tarkastusten ja huoltojen ohjelmista, tiedot huoltohenkilöstön ja osakkaiden toiveista.

Huolto-ohjelma ja kunnossapitosuunnitelma päivitetään tarvittaessa.

1. Hallitus selvittää osakkaille kiinteistönpitokirjan hyödyt

• Osakkaille kerrotaan, mitä kiinteistönpitokirja voi sisältää ja mihin sillä pyritään.
• Kiinteistönpitokirja helpottaa osakkaiden arkea sekä huollon ja isännöinnin työtä.
• Osoitetaan kiinteistönpitokirjan informatiiviset, taloudelliset ja hallinnolliset hyödyt.

2. Hallitus päättää kiinteistönpitokirjan tekemisestä ja tilaa sen ammattilaiselta

• Palkataan kiinteistönpitokirjoihin perehtynyt ammattilainen laatimaan sähköinen kiinteistönpitokirja.

3. Kiinteistönpitokirjan laadinta on ammattilaisen työtä

• Kerätään yhteen kiinteistön perustiedot ja avainhenkilöiden yhteystiedot.
• Selvitetään, missä ja milloin kiinteistön hoitoa, huoltoa ja kunnossapitoa tarvitaan.
• Käydään läpi voimassa olevat hoito- ja huoltosopimukset ja palveluntarjoajien toimintatavat.
• Tehdään yhteenveto nykytilasta (mahdollisuudet, laatutasot ja hinnoittelu).
• Kirjataan kiinteistön hoidon, huollon ja kunnossapidon tehtävät, palvelukuvaukset, laatutasot ja vastuurajat.
• Laaditaan kohdennetut ohjeet poikkeus- ja häiriötilanteisiin sekä kirjataan viranomaisohjeet ja määräykset.
• Laaditaan kiinteistönpitokirja, jonka pääkohtia ovat esimerkiksi kiinteistön hoito, huolto, kunnossapito ja korjausrakentaminen.
• Kiinteistönpitokirjaan on luontevaa tallentaa muutakin kiinteistön elinkaaren hallinnan kannalta tärkeää tietoa esimerkiksi korjaushistoriasta ja tulevista korjausrakentamishankkeista.
• Kiinteistönpitokirjaan voidaan sisällyttää myös käyttöpäiväkirja, vikailmoitusosio sekä hallittu liitteiden ja dokumenttien säilytys- ja päivityspaikka.

4. Hallitus auttaa osakkaita hyödyntämään kiinteistönpitokirjaa

• Osakkaat eivät yleensä käytä kiinteistönpitokirjaa, vaan ilmoittavat vioista taloyhtiön yhteyshenkilölle, joka tekee vikailmoituksen.
• Kehittyneissä kiinteistönpitokirjajärjestelmissä osakas voi tehdä vikailmoituksen myös henkilökohtaisesti internetin kautta.
• Kiinteistönpitokirjan näkymiä voidaan linkittää esimerkiksi taloyhtiön kotisivulle.

5. Hallitus seuraa, miten kiinteistönpitokirjaa hyödynnetään

• Tarvittaessa päivitetään kiinteistönpitokirjaan liittyvät sopimukset ja koulutetaan asianomaiset henkilöt esimerkiksi huolto-ohjelman toteuttamisessa.
• Seurataan kiinteistönpitokirjan hyödyntämistä säännöllisesti: miten havainnot kirjataan ja miten niihin reagoidaan.

Asuinkiinteistön käyttö- ja huolto-ohje (kiinteistönpitokirja)